Évről-évre felmerül a szándék a Magyar Cserkészszövetség Elnöksége és az Országos Iroda részéről, hogy közösen szervezzen országos cserkésznapot, ezzel is élményt adva a cserkészeknek. Az erőforrások viszont ritkán állnak össze ahhoz, hogy ez meg is tudjon valósulni.
A legutóbbi hasonló esemény 2018-ban, Nagykovácsiban volt.
2023-ban viszont abban a szerencsés helyzetben voltunk, hogy az elnökségi szándék találkozott az irodai kapacitással és sikeres pályázatot nyertünk a Veszprém-Balaton 2023 Európa Kulturális Fővárosa programtól.
A maroknyi, de elkötelezett csapat kora tavaszra állt össze, amelynek tagjai rögtön egy időpontváltozással találták szembe magukat. Ferenc pápa magyarországi látogatása miatt a tavaszra tervezett programot október közepére helyezték át. A szervezést az Országos Iroda részéről Szilágyi-Kovács Kata fogta össze, az ő munkáját önkéntesek segítették, három munkacsoportba szerveződve. A szűk főszervezői csapat tagjait, Mihalik Emőkét a programos-, Fliegh Pétert a kommunikációs-, és Zsámbok Ákost a logisztikai munkacsoport vezetőjét, valamint Fliegh Áront – aki a napostiszti szolgálatot vállalta – kértük, meséljenek az idei, egyik fő önkéntes projektjükről.
Miért csatlakoztatok az önkéntes szervezőkhöz?
ME: Frissen végzett segédtisztként tele vagyok motivációval, lelkesedéssel, így egyből megragadott a lehetőség, amikor az infólistán olvastam róla. Kíváncsi voltam milyen lehet egy ekkora volumenű rendezvényt szervezni.
FP: Engem Kata keresett meg, hogy csatlakozzak a szervezői gárdához és veszprémiként nem is volt kérdés, hogy itt a helyem. Korábban már részt vettem országos szintű események szervezésében, így már belülről is láttam ilyen volumenű (cserkész) rendezvényt. Másfelől azt hiszem nem gyakori az olyan lehetőség, amikor egy ekkora létszámú esemény szűk szervezői csapatában benne lehet az ember. Ezek sokat kivesznek belőlünk a szervezési folyamat során, de megvalósulásuk után még többet adnak és még többet lehet tanulni belőlük.
FÁ: Én korábban még sohasem vettem részt országos cserkészprogram szervezésében. Kata hívott fel telefonon, hogy legyek tagja a szervezői csapatnak. Úgy éreztem, hogy egyrészt mint veszprémi lakos, hozzá tudok tenni a szervezéshez, másrészt pedig szeretek csapatban dolgozni és kihívásokat teljesíteni. A célom az volt, hogy egy olyan programot állítsunk össze, amelyre én is szívesen elmennék és amelyen minden korosztály megtalálja a számára izgalmas és építő foglalkozásokat.
ZSÁ: Engem még Németh Benedek, csapatparancsnok az eredeti “főszervező-jelölt” hívott a csapatba. Ő az időpont eltolása miatt nem tudott részt venni a munkában, viszont én addigra fellelkesültem és maradtam továbbra is, amit nem bántam meg.
Milyen kihívásokkal találkoztatok a szervezés során?
Abban az összes önkéntes egyetértett, hogy nem lehet elég korán kezdeni a szervezést, hiszen mind a külső szolgáltatók, mind a cserkészek, akik programot bonyolítanak le, a legvégsőkig képesek halogatni a konkrét kérdések megválaszolását. Érdekes adalék, hogy az utolsó egy hétben +1700 fő jelentkezett a programra, meglepetés volt a nagy jelentkezői létszám, az elmúlt évek tapasztalata alapján senki sem számított arra, hogy ennyien eljönnek vidékre egy cserkészprogramra. A segítők megfogalmazták azt is, hogy a lebonyolítás igazi nagy kihívása végül talán az volt, hogy kevés segítőt sikerült bevonniuk és rendkívül nehéz volt őket megfelelően felkészíteni a véghajrában.
ME: Számomra a munkacsoport létszáma jelentette a legnagyobb nehézséget. Az elején négyen voltunk, de aztán többen alig-alig válaszoltak az üzenetekre. A legtöbb megbeszélésen az egész folyamat során ketten voltunk. Többekkel megosztva a feladatot egyszerűbb lett volna.
FÁ: Az egyik kihívás az volt, hogy vonzó programokat találjunk ki minden korosztály számára. Amikor azt gondoltuk, hogy már kész vagyunk és jöhetnek az utolsó simítások, a résztvevők és segítők tájékoztatása, hirtelen megugrott a regisztrálók száma, ami azt is jelentette, hogy át kell írnunk az egész addigi programtervet. Volt olyan időszak a szervezés során, amikor a hátam közepére sem kívántam már az egészet, de mindig bíztattuk egymást Emővel, hogy jó lesz ez. 🙂 Az is kihívás volt, hogy kevesen voltunk programosok és így sok minden múlt egy-egy emberen, de szerintem ezt is meg tudtuk oldani több-kevesebb sikerrel.
FP: Sok kihívással találkoztunk. A pápalátogatás következtében a legnagyobb kommunikációs időszak az pont a táborozási szezonra esett. Itt volt is egy nagyobb szünetünk ezen a téren, de tudtunk készülni a nyár végi hajrára. Ugyanakkor az új időpont lehetőséget adott, hogy további partnereket szólítsunk meg és csiszoljuk a weblapot. Kihívás volt az is, hogy a célközönségünk életkorát tekintve elég nagy skálán mozog. Egy-egy információs morzsának ugyanúgy szólnia kellett egy fiatal őrsvezetőnek és egy idősebb csapatparancsnoknak is. Kihívás volt az is, hogy egy új koncepció alapján a 0-ról kezdtük el felépíteni az esemény facebook oldalát és a weblapot. Első lépésként meg kellett szólítani a követőinket egy új csatornán, ugyanakkor reméljük a következő OCSN-hez ezek a feltételek már adottak lesznek. A cserkésznaphoz közeledve a szűk csapat kommunikációs platformot váltott, ami meglepően könnyen átment a szervezőkön. Az ország több pontjáról voltunk, ezért meglepően kevés személyes találkozónk volt. És valóban az is kihívás volt, hogy a cserkészek mindig az utolsó pillanatban jelentkeznek egy eseményre csak nem mindegy, hogy 10 ember jelentkezik utolsó pillanatban egy portyára vagy 600 egy cserkésznapra. Mindkét esetben teljes újratervezést igényel az esemény.
ZSÁ: Természetesen a jelentkezők száma volt a legnagyobb kihívás, illetve az, hogy sok volt a nem elég pontosan kitöltött jelentkezés, ebből nehéz volt táblázatokat generálni.
Miben fejlődtél a szervezés során?
ME: Sokat javított a szervezés a kommunikációs készségeimen és a rugalmasságomon. Ez a rendezvény megmutatta, hogy mindenre van megoldás, mindenre van egy segítő kéz, csak kreatívnak kell lennünk.
FÁ: Abban biztosan fejlődtem, hogy most már tudom, hogyan kell vagy lehet egy ilyen nagy eseményt megszervezni. Jobban látom azt, hogy milyen programhoz mekkora helyszín kell, az hány embert tud lekötni, mennyi ideig. Miután a civil munkám pedagógus, ezért az oktatásban is fogom tudni hasznosítani a szervezés alatt megszerzett tudásomat. A további cserkészmunkámhoz is adott egy kis pluszt, beleláttam abba, hogy van élet a csapaton túl is, és ez nem merül ki a kiképzőségben.
FP: Azt mindenképp tanulságként viszem magammal, hogy bár online nagyon sok mindent meg lehet beszélni és nagyon praktikus is, viszont egy ekkora rendezvénynél gyakori(bb) személyes egyeztetések kellenek.
Milyen volt egy új, akár ismeretlen csapattal együtt dolgozni?
ME: Furcsa volt, hogy nem a megszokott emberek vettek körül, itt nem tudtam egy fél mozdulatból, hogy mit gondol a másik. De később jól összeszoktunk, és jól ment a közös munka.
FÁ: Nagyon szeretek másokkal együtt dolgozni, de persze ehhez az is kell, hogy jó legyen a csapat. Én nagyon élveztem egyrészt Emővel a közös munkát, másrészt pedig a többi munkacsoporttal is. A cserkésznapon már nem is azt éreztem, hogy ismeretelenekkel dolgoznék együtt, hanem egy jól összeszokott csapattal.
ZSÁ: Szerintem elég gördülékenyen ment, hamar összeszoktunk, és végig tudtunk mindenben egymásra számítani.
Belevágnátok újra a szervezésbe?
ME: Igen, mert annak ellenére, hogy a végére nagyon elfáradtunk, élveztem a szervezést. De az utolsó két hetet másképp csinálnám.
FP: Én is látok fejlődési pontokat, csiszolni való dolgokat az esemény nagyköveti rendszerén, támogató partnerek bevonásán. Ezeken szívesen csiszolnék még. Van még néhány ötletem, hogy hogy “adhattuk volna el” jobban az eseményt, hogy még többen lehessünk önkéntes szervezők.
FÁ: Igen is, meg nem is. Igen, mert látom azt, hogy miben hibáztam, mit csinálnék másképp és rengeteg olyan dolog van, ami másodszorra már kevesebb energiába kerülne. Látom azt, hogy mi nem sikerült a cserkésznapon, vagy mi az amit máshogy képzeltem el. Ezeken másodszorra tudnék változtatni. Nem, mert nagyon elfáradtam a végére. A sok meeting egy idő után nagyon fárasztóvá válik, és nekem sem sikerült mindig összeegyeztetnem a szervezést a civil életemmel, illetve más cserkészvezetői munkámmal. Ha mégis belevágnék, akkor a segítőket sokkal jobban felhasználnám, valamint több szervezőt próbálnék meg bevonni.
ZSÁ: Belevágnék. Rengeteg feladat és nagy megterhelés volt, de nem bántam meg és nagyon örülök, hogy ilyen jól sikerült az esemény. Megérte a fáradságot.
Mit üzentek a következő szervező csapatnak?
Az önkéntesek szerint: Mindenekelőtt álljatok vidáman a problémákhoz, biztos lesz belőlük pár! 🙂 Na és persze: rugalmasság!
Összegezve talán azt, hogy kezdjék el időben a szervezést, legyen egy maximális résztvevői limit és ahhoz igazodjon a program, forrásbevonás. És motiválják sokkal jobban az embereket, hogy jelentkezzenek akár segítőnek, akár munkacsoportba. A személyesség sokat számít. Mindenképpen nagyobb szervezői csapat kell, jobban szétosztott részterületekkel, így nemcsak a terhelés lesz kisebb, de a lendületet is könnyebb fenntartani.
Úgy látjuk, hogy ideális esetben legalább 1 évvel, de akár már az előző cserkészév elején jó nekikezdeni a munkának. Ezáltal több forrástípust is lehet szerezni, partnereket megszólítani, stb…
FP: Nem tudom mi az oka, de nagyon sok résztvevő nem tájékozódik előre az eseménnyel kapcsolatban. Relatíve sok energiát emészt fel, hogy olyan kérdésekre válaszolunk, akár az esemény előtt, akár az esemény közben, amiket már több csatornán is jó előre kommunikáltunk. Erre mindenképp érdemes nagyobb erőforrással készülni.
Hogy látjátok az OCSN jövőjét?
Igyekeztünk a kommunikációs felületeket abban a szellemben létrehozni, hogy később is lehessen használni. Bízunk benne, hogy lesz folytatás és néhány évente megszervezésre kerül az OCSN. Az idei alapján van rá igény a cserkészek körében. Persze kulcskérdés (a szervezőkön, forráson túl) a helyszín, de a kerületi munkának is nagy lendületet adhat, ha néhány évente náluk kap helyet a program. A visszajelzéseket olvasva nagyon nagy élmény mindenkinek, hogy az ország különböző pontjairól találkozhatunk egymással – erre ritkán adódik alkalom.
(a képen balról jobbra Fliegh Péter, Szilágyi-Kovács Kata, Barna Csanád, Mihalik Emőke, Erős Pál, Zsámbok Ákos, Fliegh Áron, Putz Tamás látható)
A cikket írta Szilágyi-Kovács Kata, főszervező
